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KW 30/02: Das Ablage-System quickfile.

Bei einem Vortrag der Gesellschaft für Arbeitsmethodik haben wir das System "quick.file" kennen gelernt, seit über drei Jahren setzen wir es - und mittlerweile auch Kunden von uns zeitsparend ein.

Unser Ziel war es, unser Ablage-System zu hinterfragen, auf Effizenz hin zu überprüfen und ggf. neu zu strukturieren. In diesem Prozess sind wir durch einen Vortrag der Gesellschaft für Arbeitsmethodik, die wir in KW 3/02 unserer News ausführlich vorstellen, auf das System "quick.file" der Firma Danzer aufmerksam geworden.

Erste Voraussetzung ist, dass Sie den Papierkorb zu "Ihrem Freund" machen. Prüfen Sie jedes Schriftstück sofort, ob es sich lohnt, es aufzuheben, weil Sie es später noch einmal benötigen werden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, überlegen Sie, welchen Aufwand es darstellt, dieses Schriftstück erneut zu bekommen, wenn Sie es jetzt wegwerfen.

Wenn Sie das Schriftstück voraussichtlich nicht mehr benötigen, weil es keine für Sie interessanten Informationen bereithält, dann können Sie noch überlegen, ob es jemand in Ihrem Umfeld interessieren könnte. Wenn auch das nicht der Fall ist, werfen Sie es einfach sofort weg!

Nun bleibt Ihnen nur noch das Papier übrig, das Sie auf jeden Fall später wieder benötigen werden. Dieses gilt es nun so abzulegen, dass Sie es schnell wiederfinden. Viele Menschen verbringen am Tag (zu) viel Zeit damit, Unterlagen zu suchen. Zeit, die sinnvoller genutzt werden kann.

Wie haben Sie bisher Ihre Unterlagen abgelegt? Beispielsweise in einem Ordner ? Dann mussten Sie das Papier lochen, evtl. heften oder in Klarsichthüllen stecken, sie mussten den Ordner und die Register beschriften. Wenn Sie mehrere Unterlagen benötigten, die nicht im gleichen Ordner waren, lagen mehrere Ordner auf Ihrem Schreibtisch. Darüber hinaus brauchten die Ordner auch viel Platz im Regal.

Grundsätzlich möchten wir die Ordner-Ablage nicht pauschal verurteilen. Wir möchten Sie nur etwas sensibel dafür machen, dass Sie Ihre bisherige Ablage hinterfragen und prüfen, was Sie am besten in einem Ordner und was auf eine andere Weise ablegen sollten. Wir und Kunden von uns, haben eine gute Erfahrung damit gemacht.

Alternativ zum Ordner gibt es die Hängeregistratur-Ablage . Mit diesen Mappen haben Sie zwar nur immer den Vorgang auf dem Tisch, an dem Sie gerade arbeiten, aber wenn Sie einige von diesen Mappen zu einem Gespräch transportieren wollen, besteht oft die Gefahr, dass kleine Notizzettel rausfallen, weil diese Mappen seitlich offen sind. Weiterhin bestehen diese Mappen meistens aus Papier und Kunststoff und lassen sich so nur umständlich entsorgen, wenn Sie die Mülltrennung berücksichtigen.

Diese Probleme kennen Sie. Was ist an "quick.file" nun besser? Dieses System nutzt die Vorteile der Hängeregistratur, d. h., Sie sehen alles sofort auf einen Blick und müssen nicht erst einige Ordner aus dem Regal nehmen und durchblättern.

Ähnlich wie bei der Hängeregistratur können Sie sich auch nur die Mappen rausnehmen, an denen Sie gerade arbeiten. Durch die Lose-Blatt-Ablage entfällt das zeitraubende lochen, heften, Hebelmechanik des Ordners öffnen, Papier einlegen, Hebelmechanik schließen, usw.

Besser als bei der Hängeregistratur stecken Sie diese Mappen in genormte Kästen, die Sie widerrum in den Hängeregistratur-Schrank einhängen. Diese Kästen passen auch in einen Aktenkoffer (Pilotenkoffer) und können nun mit den Mappen bestückt werden, die Sie für das Gespräch benötigen.

Durch die einfache und übersichtliche Beschriftung der Mappen können Sie so viele Unter-Kategorien schaffen, wie Sie benötigen und diese auch immer wieder ergänzen.

Das "quick.file"-System eignet sich beispielsweise für die Ablage verschiedener Kunden, verschiedene Projekte eines Kunden, Wiedervorlage nach Tagen oder Wochen, Projekte mit verschiedenen Teil-Aufgaben oder was Sie daraus machen.

Neugierig geworden?

Info: www.danzer.net

Produkt-Prospekt:
Wir haben Ihnen den Produkt-Prospekt über quick.file als PDF-Datei vorbereitet, die Sie sich mit dem Programm "Acrobat Reader" ansehen können. Viel Spaß beim Schmökern!


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